Automatisering, der overtager de opgaver ingen bør sidde og gentage

Automatisering er en disciplin for sig

Automatisering er ikke det samme som en integration, og det er ikke en del af web- eller SEO-arbejdet. Det er en selvstændig opgave, hvor man skal forstå arbejdsgangen før man skriver en linje kode. Derfor starter vi med at kortlægge, hvad der faktisk sker i dag, inklusive de undtagelser folk håndterer i hovedet.

• Hvor mange gange om dagen kører opgaven, og hvem laver den
• Hvilke regler gælder, og hvor er der plads til fortolkning
• Hvilke undtagelser findes, og hvad koster en fejl
• Hvad skal fortsat besluttes af et menneske

Typiske opgaver vi automatiserer

Det er sjældent det store og dramatiske. Det er de små, daglige led, hvor en oplysning skal flyttes, en fil skal behandles, eller nogen skal have en besked. Ingen bør sidde og gentage dem manuelt, og de led bliver lavet forkert på et tidspunkt, netop fordi de er kedelige.

• Ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaafstemning
• Lager- og prisopdatering på faste intervaller
• Import og validering af filer fra leverandører
• Opgaver og notifikationer til den rigtige medarbejder
• Rapporter, der sendes af sig selv i stedet for at samles i hånden
• Oprydning, arkivering og faste tjek på tidsplan

Sådan bygger vi den

En automatisering skal kunne fejle uden at gøre skade, og den skal kunne stoppes uden at arbejdet går i stå. Det afgør, hvordan vi bygger den fra første dag, ikke noget vi lægger ovenpå bagefter.

• Idempotente jobs, så et genforsøg ikke laver arbejdet to gange
• Logning af hvert kørsel, med tydelig status
• Alarmer, så I får besked når noget stopper, i stedet for at opdage det på en kunde
• Manuel nødvej, hvis automatiseringen skal sættes på pause
• Dokumentation, så den ikke kun findes i ét hoved

Hvad I får ud af det

Gevinsten er sjældent kun sparet tid. Den er, at den samme opgave bliver udført på samme måde hver gang, at fejlene bliver synlige med det samme, og at arbejdet ikke stopper, fordi en bestemt medarbejder har fri. Vi måler, hvor lang tid trinnet tager i dag, og lover ikke en besparelse, vi ikke kan regne på.